Die neue Mitgliederverwaltung hat vieles zu bieten. Das Zuordnen von individuellen Beiträgen zu Vereinsmitgliedern, das Speichern von Informationen in frei definierbaren Zusatzfeldern und die sofortige Verfügbarkeit aller Fakten zu jedem einzelnen Vereinsmitglied. Bemerkenswert sind dabei die Chronikfunktionen. Alle Zahlungen, die ein Mitglied geleistet hat und noch leisten muss, sind chronologisch aufgelistet und damit nachvollziehbar. Neben den Zahlungen listet Office Vereinsprofi auch Serienbriefe sowie herausragende Ereignisse innerhalb des Vereins, die einem oder mehreren Mitgliedern zugeordnet werden können. Die einzelnen Funktionen und Eingabefelder sind in Registern zusammengefasst und übersichtlich angeordnet. Komfortable Suchfunktionen helfen, ein bestimmtes Mitglied zu finden.

Ein Highlight von Office Vereinsprofi ist die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge. Sie legen zunächst fest, welcher Beitrag abgerechnet werden soll, also der Mitgliedsbeitrag, der Arbeitsbeitrag, der Beitrag für eine Abteilung etc.. Falls ein Mitglied bei altersbezogenen Mitgliedsbeiträgen die nächste Altersstufe erreicht, macht Sie Office Vereinsprofi automatisch darauf aufmerksam. Nach der Vorgabe berechnet Office Vereinsprofi für jedes Mitglied den abzurechnenden Gesamtbetrag. Die Abrechnung der festgelegten Beträge erfolgt per Lastschrift oder Rechnung.Office Vereinsprofi ist bei der Beitragsabrechnung sehr flexibel. Es stehen Ihnen umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für die Mitglieder zur Verfügung. Rechnen Sie Ihre Mitglieder turnusmäßig, ab dem Zeitpunkt des Beitritts, ab. Sämtliche Zahlungsläufe, egal ob Lastschrift oder Rechnung werden von Office Vereinsprofi protokolliert.

Office Vereinsprofi ist auch dafür ausgerüstet. Mit dem Spendenmanager erfassen Sie die erhaltene Spende und ordnen Sie dem dafür vorgesehenen Konto zu. Auf Knopfdruck wird die Spendenquittung erstellt, die Sie im Formulardesigner natürlich nach Ihren Vorstellungen gestalten können.Office Vereinsprofi unterscheidet dabei zwischen Geldspenden und Sachspenden. Natürlich greift auch der Spendenmanager auf bereits hinterlegte Stammdaten zurück. Gerade durch die Kontenzuweisung besteht die Möglichkeit, zum einen die Spenden zu klassifizieren und zum anderen natürlich die einzelnen Spendenkonten entsprechend auszuwerten. Die erfassten Spenden erscheinen zudem in der Umsatzstatistik.

Mitgliedsbeiträge sind in jedem Verein ein Thema. Aufgrund der häufig aufkommenden Komplexität ist es sehr wichtig ein entsprechendes Beitragssystem anlegen zu können. Office Vereinsprofi ist in der Lage komplexe Beitragssysteme abzubilden. Mitgliedsbeiträge, abteilungsspezifische Beiträge, Sonderzahlungen, wie z.B. eine Aufnahmegebühr und Beiträge in Form von geleisteter Arbeit bilden dafür die Grundlage. Alle Beitragsformen sind natürlich frei konfigurierbar und kombinierbar. Das Beitragssystem gilt immer für den aktuellen Mandanten, also den aktuellen Verein. Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, haben Sie die Möglichkeit für jeden ein eigenes Beitragssystem anzulegen. Damit sind der Flexibilität keine Grenzen gesetzt.

In Office Vereinsprofi ist ein Kontensystem integriert, das keine Wünsche offen lässt. Für jeden Mandanten, also jeden Verein oder Abteilung innerhalb eines Vereins, ist ein individueller Kontenrahmen verfügbar. Der Kontenrahmen ist frei konfigurierbar und kann damit optimal auf den Verein oder die Abteilung abgestimmt werden. Office Vereinsprofi unterscheidet dabei zwischen Kontenarten (z.B. Kreditorenkonten) und Kostenarten (z.B. Materialkosten) – damit ist eine optimale Zuordnung der einzelnen Konten gewährleistet. Gestalten Sie Ihren eigenen und idealen Kontenrahmen. Für Auswertungen, z.B.alle Kreditorenkonten auf einer Übersicht stellt Office Vereinsprofi Verdichtungskonten zur Verfügung. Verdichtungskonten sind repräsentativ für eine Anzahl von Konten, die Sie frei festlegen können. Über die Verdichtungskonten ist es sehr einfach die gewünschten Informationen zu erhalten, sei es für die erwähnten Kreditorenkonten oder auch für ein zeitlich befristetes Projekt (z.B. Bauprojekt), für das Kosten auflaufen.

Ein absolutes Highlight von Office Vereinsprofi stellt der Formulardesigner dar. Erstellen Sie mit dem Formulardesigner Ihren individuellen Briefkopf, Etiketten, Mahnungen, Rechnungen, Listen, Beitragsabrechnungen, Bestellungen, usw.. Greifen Sie bei der Erstellung auf die Datenfelder von Office Vereinsprofi zu. Importieren Sie Ihr Vereinslogo. Office Vereinsprofi unterstützt alle gängigen Formate. Speichern Sie die Dokumente für jeden Mandanten, also für jeden Verein oder jede Abteilung innerhalb des Vereins.