Funktionsübersicht Office Vereinsprofi

Die wichtigsten Funktionen für Ihr Vereinsmanagement

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Bezeichnung
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professional
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Mitglieder
und Verwaltung
Mitgliederstamm: Anlage beliebig vieler Mitglieder mit Eingabefeldern für Titel, Vorname, Name, kompletter Anschrift, Telefon Bild, Geschlecht, Geburtsdatum, Beitritt, Austritt, Bankverbindung uvm.Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Mitgliedern. Persönliche Anrede für Serienbriefe. Beliebige Zuweisung von Beiträgen und Zahlungen zum Mitglied. Beliebige Zuweisung zu Abteilungen/Gruppen.
Mitgliedsbeiträge: Frei definierbare Beitragstabelle mit Mitgliedsbeitrag und Leistungsbeitrag, sowie beliebiger Altersstaffelung.
eingeschränkt
Zahlungen: Frei definierbare Zahlungstabelle für zusätzliche Zahlungen wie etwa. Anmeldegebühr, Saunagebühr etc.
Abteilungen/Gruppen: Optimales Abbild der Vereinsstruktur durch Anlage beliebig vieler Abteilungen/Gruppen. Zuweisung zu jedem Mitglied.
Altergruppen: Frei einstellbare Altersgruppen für diverse Statistiken wie etwa "Mitglieder nach Altersgruppen". Ideal für Mitgliederbestandserhebungen.
 

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Programm-
und Datei-operationen
Löschfunktionen: Löschen von Rechnungen, Adressen, Mitgliedern usw. Komplette Mandanten, sowie selektiv ausgewählte Termine können ebenfalls gelöscht werden.
 
Systemkonfiguration: Diverse Einstellungen für Drucker, Währung, DTA bzw. Lastschriftoptionen, Mahnfristen. Hintergrundbild usw.
Client/Server: Office Vereinsprofi ist bereits ohne Erweiterung netzwerkfähig. Die Verzeichnisseinträge der Datenbanken sind hier einzutragen.
Benutzerwechsel/Benutzerverwaltung: Verwaltung beliebiger Benutzer. Im Netzwerkbetrieb sind Benutzeranmeldung und Passwortabfrage aktiv.
Wartung: Zugriff auf alle Daten. Aktivierung der Netzwerkfunktionen.
 

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Mandanten
Mandant: Anlage beliebig vieler Mandanten
Freifelder: 10 zusätzliche Freifelder + 6 Jubliäumsfelder pro Mandant. Individuelle Mitgliederinformationen (z.B. Konfektionsgroesse oder 25 jährige Vereinszugehörigkeit) können somit zusätzlich zu jedem Mitglied erfasst werden.
Digitale Bestandserhebung nach BLSV: Office Vereinsprofi 5.0 bietet wohl als eines der ersten Vereinsverwaltungsprogramme die Möglichkeit zur digitalen Bestandserhebung nach BLSV. Der automatisch generierten Email werden alle relevanten Daten (Dateien) angehängt und direkt zur Auswertung an den BLSV übermittelt.
Konten
Konten: Anlage einer beliebigen Kontentabelle. Zusammenführung von Einzelkonten in sogeannten Verdichtungskonten. Diverse Exportmöglichkeiten z.B. in Excel.
Kontenarten: Spezifizierung der Konten in Kontenarten. Beispiele: Sachkonten, Kreditoren, Debitoren usw.
Kostenarten: Spezifizierung der Kosten in Kostenarten. Beispiele: Materialkosten, Helferkosten, Darlehen usw.
Artikel
Artikel: Verwaltung beliebiger Artikel/Posten welche durch den Verein verkauft werden, z.B. Verkauf von Getränken und Speisen bei Sportveranstaltugen. Der Artikelstamm verfügt über eine automatische Bestandsführung. Bei Übernahme des Artikels in eine Rechnung werden die einzelnen Artikel aus dem Bestand abgebucht. Über das Modul Bestellung können gelieferte Artikel dem Bestand zugebucht werden. Listen über den Mindestbestand sowie Inventurlisten stehen ebenfalls zur Verfügung.
Vermietung
Teilestamm: Anlage beliebig vieler Artikel zur Miet- und Reservierungsabwicklung. Infofeld zur Bestandsermittlung und Kontrolle von ausgegebenen sowie reservierten Material. Akutelle Auflistung des Teilestamm. Historienübersicht.
Vermietungen: Analge beliebiger Vermiet- und Reservierungsvorgänge. Übernahme der Adressen aus dem Adressen-/Mitgliederstamm. Eingabefelder für Zeitraum, Rückgabe, Preis, Menge, Vermerk, Status usw. Mietvertragserstellung mit allen relevanten Daten auf Knopfdruck.
Liste - Vermietungen/Inventur: Vermiet- und Inventurliste zum Ausdruck.
Adressen
Adressen: Analge beliebig vieler Adressen mit Feldern für Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Email, persönliches Anschreiben uvm. Bemerkungsfeld für eigene Notizen. Anzeige aller Verkaufs- und Einkaufsvorgänge.
Sonstiges
Zahlungsziel: Separate Tabelle zur Festlegung verschiedener Zahlungsziele.
Belegvorlage: Wiederkehrende Belegerfassungen können mittels einer Belegvorlage auf ein Mimimum an Eingaben reduziert werden. Belege werden bereits hier den Konten und FiBu-Konten zugewiesen.
Mehrwertsteuertabelle: Frei definierbare Mehrwertsteuertabelle.
Feiertage: Festlegung von Tagearten (Feiertage, arbeitsfreie Tage Arbeitstage, Betriebsurlaub etc.)
 

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Finanzen
Belege erfassen: Erfassung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins mit Angaben von Belegnummer, Belegdatum, Buchungsdatum, Bezeichnung, Betrag usw. Zuweisung auf Konten und Fibu-Konten. Aufteilung des Betrages auf mehrere Konten möglich. Auswertung der Belege (Einnahmen/Ausgaben) kann jederzeit durch die integrierte Umsatzstatistik erfolgen.
Stapelbuchung: Ein Zahlungslauf aus bis zu vielen hundert Einzelbelegen wird auf einen Beleg zusammengefasst und verbucht.
Statistische Auswertung: Mächtiges Werkzeug zur Auswertung aller angelegten Konten mit umfangreichen Selektionsmöglichkeiten, die Ausgabe erfolgt grafisch oder tabellarisch.
 

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Auswertungen
Mietgliedszahlungen: Zentrale Abwicklung aller Mitgliedszahlungen (Beiträge, Sonderzahlungen...). Anzeige und Aktivierung aller Mitlgieder mit veränderter Beitragszahlung z.B. durch altersbedingte Beitragserhöhung. Abwicklung aller Zahlungen per Lastschrift, DTA oder Rechnung. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten für Zahlungen und Mitgliedsbeiträge. Detaillierte Protokollierung aller Zahlungen zu jedem Mitglied.
Rechnung: Direkter Zugriff auf den Artikel- und Adress-/Mitgliederstamm. Erstellen der Rechnung unter Angabe von Anschrift, Status, Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Menge Preis usw. Automatische Übernahme in die OP-Verwaltung. Freie Gestaltung der Rechnungsformulare durch integrierten Formulardesigner.
OP-Verwaltung: Die offenen Posten werden in einer Liste bestehende aus allen offenen Beitragszahlungen und Rechnungen aufgeführt. Integrierte 3 stufige Mahnverwaltung Anzeige der aktuellen Mahnstufe, sowie automatisiertes Mahnverfahren. Teilzahlungen möglich.
Bestellung: Automatische Generierung von Bestellungen nach Lagerbestand. Automatische druckfertige Generierung der Bestellformulare. Direkte Eingabe der Adresse oder Übernahme der Anschriften aus dem Adress-/Mitgliederstamm.
Spenden: Ausführliche Spendenverwaltung für Geld- und Sachzuwendungen. Erstellung von Spendenquittungen auf Knopfdruck. Frei editierbare Spendenquittung. Verbuchen auf beliebige Konten..
DTA-Wiederholung: Hilfreiche Funktion zur erneuten Anfertigung von Begleitzetteln oder der elektronischen DTA-Datei (z.B. bei defekt einer Diskette).